In Monitorul Oficial nr. 589 din 18 iulie 2019 a fost publicata legea nr. 129 din 11 iulie 2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative.

Avocatii, precum si celelalte categorii de entitati raportoare, se conformeaza obligatiilor ce le revin potrivit prezentei legi, in termen de 180 de zile de la data intrarii in vigoare a acesteia (art. 60, alin. 3).

I. ENTITATILE RAPORTOARE

Art. 5 alin (1) prevede ca "Intra sub incidenta prezentei legi urmatoarele entitati raportoare:

Lit. f notarii publici, avocatii, executorii judecatoresti si alte persoane care exercita profesii juridice liberale, in cazul in care acorda asistenta pentru intocmirea sau perfectarea de operatiuni pentru clientii lor privind:

- cumpararea ori vanzarea de bunuri imobile, actiuni sau parti sociale ori elemente ale fondului de comert,

- administrarea instrumentelor financiare, valorilor mobiliare sau a altor bunuri ale clientilor,

- operatiuni sau tranzactii care implica o suma de bani sau un transfer de proprietate,

- constituirea sau administrarea de conturi bancare, de economii ori de instrumente financiare,

- organizarea procesului de subscriere a aporturilor necesare constituirii, functionarii sau administrarii unei societati;

- constituirea, administrarea ori conducerea unor astfel de societati, organismelor de plasament colectiv in valori mobiliare sau a altor structuri similare,

- precum si in cazul in care participa in numele sau pentru clientii lor in orice operatiune cu caracter financiar ori vizand bunuri imobile.

II. RAPORTAREA TRANZACTIILOR CATRE OFICIUL NATIONAL DE PREVENIRE SI COMBATERE A SPALARII BANILOR ("ONPCSB")

Avocatii in calitate de entitati raportoare au obligatia de a raporta (i) tranzactiile suspecte si (ii) tranzactiile in numerar in lei sau in valuta a caror limita reprezinta echivalentul in lei a 10.000 euro.

A. Obligatia de a raporta tranzactiile suspecte subzista in conditiile in care entitatile raportoare cunosc, suspecteaza sau au motive rezonabile sa suspecteze ca:

a) bunurile provin din savarsirea de infractiuni sau au legatura cu finantarea terorismului; sau

b) persoana sau imputernicitul/reprezentantul/mandatarul acesteia nu este cine pretinde a fi; sau

c) informatiile pe care entitatea raportoare le detine pot folosi pentru impunerea prevederilor prezentei legi; sau

d) in orice alte situatii sau cu privire la elemente care sunt de natura sa ridice suspiciuni referitoare la caracterul, scopul economic sau motivatia tranzactiei, cum ar fi existenta unor anomalii fata de profilul clientului, precum si atunci cand exista indicii ca datele detinute despreclient ori beneficiarul real nu sunt reale sau de actualitate, iar clientul refuza sa le actualizeze ori ofera explicatii care nu sunt plauzibile.

Transmiterea raportului se face inainte de efectuarea oricarei tranzactii aferente clientului care are legatura cu suspiciunea raportata.

B. Obligatia de a raporta tranzactiile in numerar in lei sau in valuta include si operatiunile a caror valoare este fragmentata in transe mai mici decat echivalentul in lei a 15.000 euro, care au elemente comune cum ar fi: partile tranzactiilor, inclusiv beneficiarii reali, natura sau categoria in care se incadreaza tranzactiile si sumele implicate.

Raportul se transmite in cel mult 3 zile lucratoare de la momentul efectuarii tranzactiei.

In prezent nu au fost adoptate norme cu privire la forma si continutul rapoartelor precum si metodologia de transmitere a acestora, urmand a se adopta prin ordin al presedintelui ONPCSB.

Insa pe site-ul ONPCSB sunt publicate formulare cu privire la raportarea tranzactiilor suspecte precum si a tranzactiilor in numerar si se pot transmite in format electronic dupa obtinerea contului si parolei de la ONPCSB.

Etapele obtinerii unui cont in Sistemul Electronic de Transmisie Date (SETD):

i. Accesarea Sistemul Electronic de Transmisie Date(SETD) la adresa https://raportare.onpcsb.ro;

ii. Completarea datelor in pagina de inregistrare;

iii. Tiparirea si salvarea formularului generat, continand solicitarea de alocare a unui cont de utilizator;

iv. Transmiterea la ONPCSB a formularului semnat si stampilat, in original prin posta, curier sau depunere la registratura;

v. Comunicarea de catre ONPCSB a parolei de acces prin unul din modurile de mai jos:

· Predare personala catre reprezentantul care depune la registratura solicitarea, in baza unei imputerniciri si a documentului de identitate;

· prin posta.

OBSERVATIE: Avocatii in calitate de entitati raportoare au obligatia de a transmite un raport de tranzactii suspecte numai in masura in care nu sunt avute in vedere informatiile pe care acestea le primesc de la unul dintre clientii lor sau le obtin in legatura cu acestia in cursul evaluarii situatiei juridice a clientului in cadrul unor proceduri judiciare sau al indeplinirii obligatiei de aparare sau de reprezentare a clientului in proceduri judiciare sau in legatura cu aceste proceduri,inclusiv de consiliere juridica privind initierea sau evitarea procedurilor, indiferent daca aceste informatii sunt primite sau obtinute inaintea procedurilor, in timpul acestora sau dupa acestea.

Exceptia de mai sus nu se aplica in conditiile in care entitatile raportoare nu cunosc faptul ca activitatea de consiliere juridica este furnizata in scopul spalarii banilor sau al finantarii terorismului sau atunci cand stiu ca un client doreste consiliere juridica in scopul spalarii banilor sau al finantarii terorismului.

III.DESEMNAREA PERSOANELOR RESPONSABILE

Entitatile raportoare au obligatia de a desemna una sau mai multe persoane care au responsabilitati in aplicarea prezentei legi, cu precizarea naturii si limitelor responsabilitatilor incredintate, ale caror nume vor fi comunicate Oficiului, exclusiv in format electronic, prin canalele puse la dispozitie de catre acesta (art.23 alin.1)

Desemnarea unei persoane in relatia cu Oficiul, se realizeaza exclusiv in format electronic, prin accesarea site-ului institutiei - rubrica "Desemnare persoana si raportare on-line" - subrubrica "Desemnare persoana si raportare on-line" si parcurgerea etapelor in vederea obtinerii unuicont in Sistemul Electronic de Transmisie Date (SETD) – precizare aflata pe pagina ONPCSB.

OBSERVATIE: Persoanele fizice ce au calitatea de entitate raportoare, precum si entitatile raportoare prevazute la art. 5 alin. (1) lit. i) din Legea nr. 129/2019 NU au obligatia de a desemna o persoana in relatia cu Oficiul. Entitatile raportoare care au desemnat una sau mai multe persoane in relatia cu Oficiul inaintea intrarii in vigoare a Legii nr. 129/2019 sau care nu mai au dovada transmiterii documentului privind desemnarea persoanei vor transmite informatiile in temeiul Legii nr.129/2019, exclusiv in format electronic, prin parcurgerea etapelor in vederea obtinerii unui cont in Sistemul Electronic de Transmisie Date (SETD) - precizare aflata pe pagina ONPCSB.

Obligatia prevazuta la art. 23 alin. (1) din Legea nr. 129/2019, de desemnare a unei persoane in relatia cu Oficiul, trebuie indeplinita de insasi entitatea careia ii revine respectiva obligatie, si nu de catre auditorul, expertul contabil, contabilul autorizat, cenzorul sau persoana care ii acorda consultanta fiscala, financiara, de afaceri sau contabila - precizare aflata pe pagina ONPCSB desi precizarea are in vedere alte categorii de entitati, ratiunea este aplicabila si in cazul avocatilor.

IV. MASURI DE CUNOASTERE A CLIENTELEI/DOCUMENTE NECESARE A FI ATASATE CONTRACTULUI DE ASISTENTA JURIDICA

Entitatile raportoare sunt obligate sa aplice masuri standard de cunoastere a clientelei care sa permita:

a) identificarea clientului si verificarea identitatii acestuia pe baza documentelor, datelor sau informatiilor obtinute din surse credibile si independente, inclusiv prin mijloacele de identificare electronica prevazute de Regulamentul (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European si al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronica si serviciile de incredere pentru tranzactiile electronice pe piata interna si de abrogare a Directivei 1999/93/CE;

b) identificarea beneficiarului real si adoptarea de masuri rezonabile pentru a verifica identitatea acestuia, astfel incat entitatea raportoare sa se asigure ca a identificat beneficiarul real, inclusiv in ceea ce priveste persoanele juridice, fiduciile, societatile, asociatiile, fundatiile si entitatile fara personalitate juridica similare, precum si pentru a intelege structura de proprietate si de control a clientului;

c) evaluarea privind scopul si natura relatiei de afaceri si, daca este necesar, obtinerea de informatii suplimentare despre acestea;

d) realizarea monitorizarii continue a relatiei de afaceri, inclusiv prin examinarea tranzactiilor incheiate pe toata durata relatiei respective, pentru ca entitatea raportoare sa se asigure ca tranzactiile realizate sunt conforme cu informatiile detinute referitoare la client, la profilul activitatii si la profilul riscului, inclusiv, dupa caz, la sursa fondurilor, precum si ca documentele, datele sau informatiile detinute sunt actualizate si relevante.Pentru identificarea beneficiarului real, noua legislatie prevede obligatia societatilor care au obligatia de a se inregistra in Registrul Comertului precum si asociatiilor si fundatiilor de a depune o declaratie prin care identifica beneficiarul real.

Avocatii au obligatia verificarii identitatii clientului si a beneficiarului real inainte de stabilirea unei relatii de afaceri sau de desfasurarea tranzactiei ocazionale, iar daca nu sunt in masura sa aplice masurile de cunoastere a clientelei, acestia nu trebuie sa deschida contul, sa initieze ori sa continue relatia de afaceri sau sa efectueze tranzactia ocazionala si trebuie sa intocmeasca un raport de tranzactie suspecta in legatura cu clientul respectiv, ori de cate ori exista motive de suspiciune, care va fi transmis ONPCSB.

Entitatile raportoare aplica masurile de cunoastere a clientelei nu numai tuturor clientilor noi, ci si clientilor existenti, in functie de risc, inclusiv atunci cand circumstantele relevante privind clientul se schimba.

A. Documentele necesare a se atasa Contractului de asistenta juridica sunt:

1. Pentru persoane fizice

• carte de identitate / pasaport

2. Pentru persoane juridice 

(i)pentru identificarea acesteia se ataseaza

• actul constitutiv sau certificatul de inmatriculare;
• documentul care atesta puterile de reprezentare a persoanei care semneaza contractul de asistenta juridica (daca este reprezentant legal de obicei este suficient actul constitutiv sau extras recom).

(ii)Pentru identificarea beneficiarului real se va atasa

• documentul de la Registrul Comertului (extras recom pentru societatile care si-au declarat beneficiarul real, dupa operationalizarea accesului de catre Registrul Comertului).
• documentul (extras) de la Registrul central organizat la nivelul Ministerului Justitiei pentru asociatii si fundatii (dupa operationalizarea accesului de catre Ministerul Justitiei);
• documentul (extras) de la Registrul central organizat la nivelul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala in cazul fiduciilor (dupa operationalizarea accesului de catre ANAF).

Avand in vedere ca pentru societatile infiintate anterior iulie 2019, obligatia de a depune declaratia cu privire la beneficiarul real expira in iulie 2020, pentru acestea se va atasa (a)documente oficiale in care sunt reflectate structura corporativa a persoanei juridice (de exemplu, extrase recom pentru fiecare asociat pana cand se descopera beneficiarul real), (b) documente care atesta identitatea beneficiarului real – carte de identitate/pasaport.

Se va atasa totodata o informare generala cu privire la obligatiile legale care le revin entitatilor raportoare in temeiul prezentei legi atunci cand prelucreaza date cu caracter personal in scopul prevenirii spalarii banilor si a finantarii terorismului.

B.Pastrarea documentelor

In cazul clientilor persoane juridice straine se va solicita o traducere in limba romana a documentelor mentionate mai sus. Pentru identitate de ratiune si documentele persoanelor fizice vor fi traduse, avand in vedere ca pot fi solicitate de ONPCSB in cadrul unui control iar in relatia cu autoritatile documentele se furnizeaza in limba romana.Documentele mentionate mai sus se vor pastra in format letric (pe suport de hartie) sau in format electronic, intr-o forma admisa in procedurile judiciare, toate inregistrarile obtinute prin aplicarea acestor masuri, cum ar fi copii ale documentelor de identificare, monitorizarilor si verificarilor efectuate, inclusiv informatiilor obtinute prin mijloacele de identificare electronica necesare pentru respectarea cerintelor de cunoastere privind clientela, pentru o perioada de 5 ani de la data incetarii relatiei de afaceri cu clientul ori de la data efectuarii tranzactiei ocazionale.

Atunci cand se impune extinderea perioadei de pastrare a documentelor, in scopul de a preveni,depista sau investiga activitatile de spalare a banilor sau de finantare a terorismului, entitatile raportoare sunt obligate sa prelungeasca termenul de pastrare de 5 ani cu perioada indicata de autoritatile competente, fara ca aceasta prelungire sa poata depasi 5 ani.

Totodata legea prevede si pastrarea documente justificative si evidente ale tranzactiilor, constand in fise de cont sau corespondenta comerciala, necesare pentru identificarea tranzactiilor, inclusiv rezultatele oricarei analize efectuate in legatura cu clientul, de exemplu solicitarile pentru a stabili istoricul si scopul tranzactiilor complexe, neobisnuit de mari. Aceste documente pot fi originale sau copii admise in procedurile judiciare si trebuie pastrate pentru o perioada de 5 ani de la data incetarii relatiei de afaceri cu clientul ori de la data efectuarii tranzactiei ocazionale. Dupa expirarea perioadei de pastrare a documentelor de 5 ani sau mai mare (in conditiile aratate mai sus) exista obligatia de a sterge datele cu caracter personal, cu exceptia situatiilor in care alte dispozitii legale impun pastrarea in continuare a datelor.

V. OBLIGATIA PRIVIND PACHETUL DE POLITICI SI NORME INTERNE, MECANISME DE CONTROL INTERN SI PROCEDURI DE ADMINISTRARE A RISCURILOR

Corespunzator naturii si volumului activitatii desfasurate si avand in vedere reglementarile, cerintele prudentiale si instructiunile sectoriale emise de autoritatile competente, entitatile raportoare stabilesc politici si norme interne, mecanisme de control intern si proceduri de administrare a riscurilor de spalare a banilor si de finantare a terorismului, care includ cel putin urmatoarele elemente:

a.masuri aplicabile in materie de cunoastere a clientelei;

b.masuri aplicabile in materie de raportare, pastrare a evidentelor si a tuturor documentelor conform cerintelor din prezenta lege si de furnizare prompta a datelor la solicitarea autoritatilor competente;

c.masuri aplicabile in materie de control intern, evaluare si gestionare a riscurilor, managementul de conformitate si comunicare;

d.masuri aplicabile in materie de protectie a personalului propriu implicat in procesul de aplicare a acestor politici, impotriva oricaror amenintari ori actiuni ostile sau discriminatorii;

e.instruirea si evaluarea periodica a angajatilor.

Entitatile raportoare aproba si monitorizeaza politicile, normele interne, mecanismele si procedurile prevazute mai sus la nivelul conducerii de rang superior.

Potrivit legii conducere de rang superior inseamna orice persoana care detine cunostinte suficiente privind expunerea entitatii la riscul de spalare a banilor si de finantare a terorismului si care ocupa o functie suficient de inalta pentru a lua decizii cu efect asupra acestei expuneri, fara a fi necesar sa fie intotdeauna un membru al organului colectiv de conducere si administrare.

*In ceea ce priveste emiterea de catre UNBR a reglementarilor sectoriale in vederea aplicarii dispozitiilor Legii 129/2019, conducerea UNBR a initiat un dialog cu ONPCSB, Oficiul comunicand faptul ca, avand in vedere ca la nivelul acestei institutii s-au organizat mai multe grupuri de lucru pentru implementarea noilor dispozitii, este posibil ca reuniunea de lucru sa aiba loc luna ianuarie 2020 (atasam raspunsul Oficiului la adresele UNBR).

Invitam avocatii sa semnaleze UNBR, la adresa de email spalareabanilor@unbr.ro orice probleme privind interpretarea si aplicarea Legii nr. 129 din 11 iulie 2019 pentru prevenirea si combaterea spalarii banilor si finantarii terorismului, acestea urmand a fi clarificate in dialogul institutional cu conducerea ONPCSB.

Av. Dr. Traian C. Briciu

Presedintele UNBR